Todoistタスクマネジメント講座【5ステップ入門編】④タスクを細かくして実行力を高める

Todoistタスクマネジメント講座【5ステップ入門編】④タスクを細かくして実行力を高める

それでは、Todoistタスクマネジメント講座の入門編 第4講の始まりです。

 

第1講:抱えているすべてのタスクを、1つのリストに集約する。

第2講:すべてのタスクが集まったリストで、優先順位に並び替える。

第3講:最優先のタスクの数を20個に絞る。

 

というところまできました。

 

 

第4講では、さらに加速する方法をお伝えいたします。

それは、細分化ということです。

 

 

タスクに手が付かない理由

やろうやろうと思っていても、

なかなか進まないタスク。

進まないどころか、

手すらつけられないタスクがありますよね。

 

 

その原因の1つに、

そのタスクには大きな時間がかかる

ということがあります。

 

 

時間がとてもかかるので、

時間があるときにやろうとします。

まとまった時間をつくろうと思います。

 

でも、

なかなかまとまった時間なんてとれないものです。

 

 

まとまった時間がとれないので、

なかなか手をつけられないし、手をつける気にならないのです。

 

 

スポンサードリンク

まとまった時間→小分けの時間

では、どうすればいいかというと、

そのタスクを細かくするということです。

 

 

下の図は、

白の空欄がスキマ時間であることを示しています。

▲2時間のまとまった時間はどこにもない・・・

1日の中で、

スキマ時間は、細かくあります。

 

でも、「2時間のまとまったスキマ時間」はありません。

 

 

そこで、2時間かかるタスクを、

15〜30分ごとのタスクに細分化してみましょう。

 

例えば、

冷蔵庫の掃除をするのに、2時間かかるとします。

2時間かかる冷蔵庫掃除を、

一気にやろうとするならば、

それはなかなか時間が確保できません。

 

 

そこで、

  • 冷蔵庫の外側だけ拭く(15分)
  • 冷蔵庫の内扉だけ拭く(15分)
  • 冷蔵庫の内側を掃除する(30分)
  • 冷凍庫を掃除する(30分)
  • 製氷器を掃除する(15分)
  • 野菜室を掃除する(15分)

というように、

「冷蔵庫を掃除する」(2時間)という大きなタスクを、

細分化してあげるのです。

 

するとどうなるかというと、

▲スキマ時間でできるようになった

スキマ時間に当てこむことで、

大きなタスクを完了することができるんですね。

 

 

Todoistの細分化機能

Todoistには、細分化機能が付いています。

素晴らしいですね。

 

それは、〈サブタスク〉機能です。

▲親の下に、サブがぶら下がってます。

大きいタスクを<親タスク>と呼びます。

それを分解して小さくし、

下にぶら下げたのが<サブタスク>です。

 

▲これは、スマホ画面

 

 

こうして、簡単に細分化ができるのが、

デジタルツールのいいところの1つです。

 

 

▲デジタルならではの直感的な操作

 

登録したタスクを、横に引っ張ってサブタスクにします。

 

Todoistでは、タスクを左右に動かすだけではなく、

上下に動かすこともできます。

上下に動かせば、順番を変えることにもなりますね。

 

う〜ん、ワクワクしてしまいます。

 

 

細分化によって高まる実行力

実は、細分化することで、

スキマ時間を生かせるということのほかに、

もう1つの実行力を高める効果があります。

 

それは、

タスクが小さければ、他人に依頼できる。

ということです。

 

「冷蔵庫を掃除しておいて〜」

とは頼みにくくても、

「冷蔵庫の外側だけ拭いておいて〜」とか、

「氷だけ出しといて〜」とかは、

頼みやすいでしょう。

 

 

別に、すべてあなただけがやる必要はないのです。

他の人と協力しながら、進めていけばいいじゃないですか。

 

 

他の人にやってもらうことで、

あなたの時間に余裕ができるので、

自分にしかできないタスクを進めるのもよし。

ゆったりするのも、よしです。

 

 

さあ、どうしてかなかなか手がつかないタスクや、

めんどくさいと思ってしまうタスクは、

サブタスク機能を使って細分化してみましょう。

 

とくまる
公務員タスク管理の人
「自分のペース」と「安心感」で、自分らしい仕事をしよう!
うまく仕事ができずに悩んだ20代。
タスクシュートを中心としたタスク管理を始めてから、自治体独自の制度創設メンバーに抜てき、主任の昇任試験に合格。
制約の多い公務員のためのタスク管理を研究中。
愛用はTaskChute2。
自分史/発達障害/子育てパパ
※発信は所属する組織とは関係なく、個人の見解です。