Eメールの受信箱がいつもからっぽにできる

Eメールの受信箱がいつもからっぽにできる

Eメールを使って、

流れるような情報整理の仕組みを

理解していきましょう。

 

 

Eメールのアカウントには、

最初からいくつかのボックスが用意されています。

受信箱 とか ゴミ箱 とかありますよね。

 

 

ここでみなさんに作っていただきたいのが、

  • 受信箱
  • あとで処理する
  • 保管
  • 削除済み

という4つのメールボックスです。

 

「あとで処理する」ボックス以外は、

最初からあるかもしれませんね。

 

もしなければ、

「新しいフォルダを作る」

などの機能で、作ってみてください。

 

 

それではまず、受信箱から触れていきます。

 

 

全てのEメールは受信箱に入る

送られてきたEメールは、

まずは「受信箱」に入るようになっています。

 

メールサービスによっては、

「inbox」と書かれていることもありますが、

だいたいは「受信箱」とか「受信」となっています。

 

 

どこから発信されたEメールでも、

まずは受信箱に入る

 

という仕組みは、

これからも重要なポイントになります。

 

 

この受信箱の中が、

いろんなメールでごっちゃにならないようにしていきます。

 

 

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Eメールを整理する

受信箱に入ったEメールは、

次の3つのどれかに整理することができます。

 

  • あとで何らかの処理をするメール
  • 保管しておきたいメール
  • 削除していいメール

 

受信箱に置きっぱなしにすると、

あっという間にごちゃごちゃになってきます。

 

そこで、さきほど用意したメールボックスに移していくのです。

 

「受信箱」ボックスに入っているメールを見て、

あとで処理する必要があれば→「あとで処理する」ボックスへ

そのまま保管したい場合は→「保管」ボックスへ

いらないので削除したい場合は→「削除済み」ボックスへ

移していきます。

 

Eメールは、ドラッグで移せるので、

サクサクと移してしまいましょう。

 

移していく途中で、

メールに返信をしたり、

資料作りを始めてしまったりしてはいけません。

 

あくまでもこのタイミングは、

整理のフェーズです。

 

 

作業をせずに、

とにかくメールボックスを移していきます。

 

 

処理が必要なEメールは、

必ずあとで処理する時間を取りますので、

大丈夫です。

安心してサクサク移してください。

 

 

受信箱は、からっぽになる

受信箱から始まって、

  • あとで処理する
  • 保管
  • 削除する

のどれかにEメールを移していくと、

「受信箱は、からっぽになる」

という状態になります。

 

この受信箱が空っぽになった快感を、

ぜひ体感していただきたいです。

 

頭の中のモヤモヤが、

すっきり晴れて軽くなったような、

そんな快感です。

 

余計なストレスから解放されるには、

「受信箱が空っぽになる」

ということが大事なのです。

 

これは実は、

Eメールのことだけではなく、

紙資料でも同じなんですね。

 

とりあえず今は、

「受信箱が空っぽになる」

というのが原則であり、

この快感を覚えていただければと思います。

 

 

※受信箱にメールが山ほどある場合は、

とりあえずすべて「保管」ボックスに移しちゃってください。

 

 

メールボックスの作成

それでは、

まずはメールボックスを作成してからのスタートです。

 

普段使っているEメールを開いて、

メールボックスを新しく作ってみましょう。

とくまる
公務員タスク管理の人
「自分のペース」と「安心感」で、自分らしい仕事をしよう!
うまく仕事ができずに悩んだ20代。
タスクシュートを中心としたタスク管理を始めてから、自治体独自の制度創設メンバーに抜てき、主任の昇任試験に合格。
制約の多い公務員のためのタスク管理を研究中。
愛用はTaskChute2。
自分史/発達障害/子育てパパ
※発信は所属する組織とは関係なく、個人の見解です。