以前の記事で書いたようなEメールの整理を進めていくと、

「あとで処理する」ボックスにメールが溜まってきます。

それはそうですよね。

時間のかかるEメールだけが、

「あとで処理」ボックスに集まるわけですから。

「あとで処理」ボックスは、

空になる気がしないでしょう。

でも実は、「あとで処理する」ボックスでさえ、

常に空っぽにすることができるのです。

そのためのポイントを一つだけ書きたいと思います。

「タスク」と「資料」を分ける

「あとで処理する」ボックスには、

作業に時間のかかるメールだけが入ってきます。

そのため、

どうしてもメールがたまりがちです。

でも、一つのポイントを押さえることで、

「あとで処理する」ボックスでさえ、

空っぽにし続けることができます。

そのポイントとは、

タスクと資料を分ける

ということです。

例えば、Eメールで

「来週までに、この資料（Word）を作成して返信してください」

という依頼が来たとします。

多くの人は、

この作業を忘れてはいけないと、

そのままメールボックスに残しておくでしょう。

ですが、このEメールには、

「タスク」と「資料」が含まれています。

・タスク＝資料を作成する

・資料＝Eメール本文、Word文書

という感じです。

分かります？

タスクと資料は、別々で管理する

Eメールの中から、

タスクと資料を別々にとりだしたら、

それぞれ別に管理します。

タスクは　→ToDoリストへ

資料は　→データ保存ファイルへ

ToDoリストに入ることで、

やることは忘れずに済みます。

データ自体も、

保存ファイルに入ることで、

探しに来ることができます。

ここまで分けたら、

Eメール自体をメールボックスに残しておく必要はなくなります。

そのEメール自体は、

「保管」ボックスか「削除」ボックスへ

移してしまいましょう。

たった一つのポイント

繰り返しますが、

「あとで処理」ボックスを

ごちゃごちゃにしないたった一つのポイントを挙げるとしたら、

タスクと資料を分ける

ということになります。

いつまでも「あとで処理」ボックスに入れておくと、

未処理のEメールであっという間に溢れてしまいます。

タスクはあくまでもタスクなので、ToDoリストに書いておく。

資料はあくまでも参考資料なので、資料データとして保管しておく。

Eメール自体は、

「保管」ボックスか「削除」ボックスへ。

これで、「あとで処理」ボックスも、

いつでも空っぽにしておけます。

気持ちいいですよ(^^)