タスク管理をしていて悩ましいのは、突発的な割り込みタスクです。

割り込みタスクには、

• かかってくる電話
• 来客
• 職員からの相談
• トラブル対応

といったものがあります。

割り込みタスクは、優先順位が急激に高くなるものですから、そちらに対応することになります。

すると、作業を一時中断し、意識を切り替えなければいけません。

割り込みタスクへの対応が終わると、中断していた作業に戻るために、また意識を切り替えなければいけません。

意識の切り替えというのは、どうも得意ではないようです。

意識の切り替えにはエネルギーが要りますし、割り込みタスクによって予定がずれ込みます。

それにより、「割り込みタスクには、対応したくない。」という意識が芽生えてしまうのです。

これは、悪いことです。

非常によくありません。

その事態を改善するために役立っているのが、メインリストです。

メインリスト

「その日にやること」は、前日にリスト化しておきます。

ここに書いてあることだけをやればいいのだし、ここに書いてあることは必ず処理します。

僕の場合は、業務時間を２時間ごとに区切り、その中であらかじめタスクを組んでおきます。

メインリストを作ることで、いくら割り込みタスクが発生しても、本日にやるべきことが明確です。忘れたり、思い出したりする必要はありません。

また、メインリストにはあらかじめ余裕の時間量を組んであるので、多少の割り込みタスクがあっても吸収できるようになっています。僕の場合は、２時間の枠の中で、100分を目安に組んでおきます。

どんなに突発的な仕事に振り回されても、メインリストさえ見れば、「あ～、何やってたんだっけ？どこまでいったんだっけ？次は何をやればいいんだけ？」という悩みから解放されます。

これを頭の中だけでやろうとすると、突発的なことに振り回されてしまうのです。

振り回されるは、非常にストレスです。

やがては、突発タスクへの対応を拒否してしまったり、誰かを責めてしまったりするのです。

メインリストのように、身の回りに思わぬ変化があっても、安心して戻ってこれる場所がある。

それはこころを穏やかにし、無駄な悩みをなくし、ストレスを減少させ、持てる力を発揮でき、満足度の高い１日を過ごすことにつながるのです。