福祉現場( 2 )

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作業環境が整理されていないと、時間や労力や意識のロスが発生します
なぜ、作業環境が整理されてると能率が高いかと言うと、無駄なことに時間や労力や意識を使わないからです。   作業環境が整理されていないと、「やりたい時に、やりたいことが、すぐできない」という状態になります。 探し物をするという時間や労力のロスが発生します。 すぐ手を付けないことで、アイデアが失われてしまうかもし...
新しく作業する人には、ワークフローを教えてください
初めての作業で何がつまずくかって、ワークフローを知らないことですよ。 作業の流れです。 なにを、どうすればいいのか。 誰にどのような順番で相談し、判断を仰ぎ、完成までもっていくのか。   それが分からないと、作業を少しやったら、戸惑う。 少し進めたら、戸惑う。 戸惑ってばっかりじゃん。時間の無駄。  ...
仕事での移動中に何をしてますか?僕は、「読むべき資料を読む」時間に充てていきます
今の職場になってから、電車での移動が多くなりました。 みなさんは、移動時間って、何してるんですかね?   僕はだいたい、手帳を眺めたり、本を読んだりしています。 でも、これからは「読むべき資料を読む」という時間に充てようと思います。   管理職になると、「読むべき資料」がとても多くなるんですね。 福...
「他人との共同作業があるタスク」を優先する
タスクの中で優先順位をつけるには、いろいろな考え方がありますが、「他人との共同作業があるタスク」を優先する。 という法則もあります。 特に、係長となってからは、他人との共同作業が発生するタスクは優先的に実行することを意識するようになりました。   自分で読めば済むものや、自分で作業すれば済むものは、後回しにす...
机に積まれた書類は、「タスクと保管」に分ける
読まなければならない書類が、とてもたくさんあります。 机にすぐ積まれます。 書類が積まれているのは嫌なので、サクッとやろうとしますが、なんだかんだあっという間に1時間も食われることがあります。 ほんと、あっという間に。   でも中には、「今、読まなくてもいい書類」がけっこうあるんですよね。 それなのにすぐ読ん...
「執務環境の整備」は、最初にやるほど効果の得られる、優れた投資です。
なにげなく今年度も、1ヶ月が過ぎましたね。   異動があったので、最初のうちは、挨拶回りや研修がとても多かったです。 加えて、管理職としての会議もたくさんありました。 そのあおりを食って、席に座る時間が少なかったんですね〜。   いったい、その少ない時間で何をすべきでしょうか。 異動してきたばかりの...
福祉施設で働くと、どの職場でもうまく協働できるスキルが身につくし、タスク管理も上達します
僕は、福祉施設の現場で長らく働いていました。   福祉施設の現場は、常に引き継ぎの連続なので、「どのように作業を終わらせておけば、次やる人が再開しやすいか。」を常に意識していました。 けっこう細かいところまで、丁寧に書いておいたり、再開しやすい状態まで物品を整理しておいたりします。   それって、<...
会議中、あるいは会議直後のノート整理によって、時間は生み出せる
係長になって、やたらと会議が増えました。 それに、新任係長としての研修があり、職場の研修もあり、研修が多いですね。   そういった予定に縛られて、自由の利く時間が少なくなっています。   では、どうしたらいいか。   一言で言えば、短期集中!ですね。 これをやろうと思います。  ...
「これは、何?」という資料に、素早く回答するワークフローをもっておく
新しい職場だと、「これは、何?」と思う資料やメモがたくさんありますね。 で、「よく分からんから、あとで見よ。」なんてそのままにしておくと、ずっとそこから動かなかったりします。   それ、邪魔。 超邪魔。   邪魔なだけでなく、仕事が漏れたりもします。   そうこうしているうちに、どんどん資...
新しい職場の今だからこそ、アンテナを張って、ひっかかったものはストックしておけ
新しい職場にきて、3週間になります。   来たばっかりの時って、いい身分ですね。 自分で探したりしなくても、向こうからいろいろ教えてくれるんですから。 訊けば親切に教えてくれるし。   長い時間同じ職場にいると、「慣れ」が発生してしまいます。 新しい職場だからこそ「ん!?」と思うこともあるものです。...
「タスク名」はTODOリストへ、「タスクに使う資料」は引き出しへ、分けておいたほうがいい
「タスク名」と「タスクに使う資料」は、分けたほうがいい。   例えば、プリントAが配られたら、「プリントAを処理する」という「タスク名」は、TODOリストへ書く。 プリントA自体は、「タスクに使う資料」なので、クリアファイルに入れて、付箋紙でインデックスをつけて、引き出しにしまっておく。 こうすることで、机の...
事前準備をすれば、移動時間を有意義に使える
職種によっては、電車で移動する時間がけっこうある場合もあると思います。   みなさんは、その移動時間、何してますか?   SNS? ゲーム? YOUTUBE? ネットサーフィン?     僕は、仕事を短時間で終わらせるための作業をおすすめしたいと思います。 例えば、仕事で目を通す...
だから書き出しはやめられない
定期的に頭の中をからっぽにするために、「書き出し」という作業をしています。 ノートに、頭の中にあることを、書くだけです。   書き出しをしないと、頭の中のどこかにこびりついているものが、意識できずにこびりついたままになっていることはよくあります。 紙に書くから出てくるのであって、紙に書かないと頭の中をかき混ぜ...
時間が足りない分は、スピードアップで解決する
仕事は厳しいもので、いくら時間があっても足りません。 仕事だけではなく、プライベートでもやりたいことはたくさんありすぎます。   時間をとっていく何者かを責めたくなることもあるでしょう。 でも、仕事のスピードをアップすることで、それを解決できるのならばそれに越したことはありません。    ...
個人ありきではなく、チームありきの思考プロセスで仕事にとりかかる
僕は、「個人でいかに仕事をこなすか」に眼目をおいてきました。 個人の力を高め、個人でできることを増やしていったのです。   でもそれだと、周囲への目配り気配りが、大いに欠けてしまいます。   最近は、「チームでいかに仕事をこなすか」のほうが、価値があるのではないかと思うようになりました。 そう思うよ...
仕事をサクサクこなすだけじゃなくて、心を込めないと虚しくなるよ
  僕はタスク管理が好きで、サクサクと仕事をこなしていく感覚が好きです。 ただ、時々虚しくなることがあります。 そして、タスク管理の限界を感じることがあります。   「仕事をサクサクこなしたところで、それが何なのか。自己満足してるだけじゃないか。」 というような感覚に襲われるのです。   ...
相手の立場を意識した資料やメモの作成は、終わりなき配慮である
  仕事で資料を作成するときや、伝達メモを作る時、「相手の立場に立って」つくるようにしています。 こうすることで、驚くほどコミュニケーションが円滑にいきます。   実はそれは、めんどくさいことです。 書いていくうちに、どんどん「あれも分からないかな。これも分からないかな。」と、相手が知らないだろう項...
仕事は、少しずつコツコツ進めると、達成感が続くしストレスもなくなる
  僕はコツコツと少しずつ仕事を進めるタイプなんですが、それは、とても快感だからです。   少しずつというのは、一番いいのは「25分単位で、仕事内容を切り替える」というペースです。 ポモドーロ・テクニックとしても、有名です。   でも、先週はちとやりたいことが多くなって、でも時間がなかった...
時代は、チャットでしょ。ひっかかりを少なくするコミュニケーションツール
  スピーディな仕事を心がけています。 スピーディというか、ひっかかりのない仕事と言った方がいいかもしれません。   そのために有効なツールとして、チャット機能があります。     チャットができるツール   チャットとは、「雑談」程度の意味なのですが、ツール上の特徴と...
でっかい肩の荷が下りたあとでも、ハメを外さずにいつもどおりに過ごしたい
  先日は、大きなイベントが終わりました。 5ヶ月くらい前から準備を始めて、なんとか実施できたので、肩の荷が下りたところです。 ふ~~~~っ。     ハメを外して、解放感を味わいたい?   大きな仕事から解放された時って、ちょっとくらいハメを外したくなりますよね。 今日はお酒飲...