机に積まれた書類は、「タスクと保管」に分ける

机に積まれた書類は、「タスクと保管」に分ける

読まなければならない書類が、とてもたくさんあります。

机にすぐ積まれます。

書類が積まれているのは嫌なので、サクッとやろうとしますが、なんだかんだあっという間に1時間も食われることがあります。

ほんと、あっという間に。

 

でも中には、「今、読まなくてもいい書類」がけっこうあるんですよね。

それなのにすぐ読んじゃって、作業もこなしたりして、今やるべき仕事が遅れてしまうことがあります。無駄な残業をしてしまうこともあります。

 

 

だから気をつけているのは、机に積まれた書類は、「タスクと保管(アーカイブ)に分ける」ということです。

 

仮に、机に積まれた、書類Aを片付けてみましょう。書類Aは、別に急ぐ仕事ではありません。

その場合、まず「書類Aを読む」というタスクを作って、タスクリストへ書いておきます。リストに書いてあるので、忘れることはありません。あとで、タイミングを見計らって実行できます。

一方、「書類Aはクリアファイルへはさみ、付箋でインデックスをつけて、引き出しにしまう」という保管をします。書類Aは、いつまっても机に上に置いておくべきではありません。「書類Aを読む」というタスクを実行する時に、引っ張ってくればいいのです。インデックスを付けておけば、引っ張ってくるのも簡単です。

 

こうすれば、机の上からは書類が消えてさっぱりするし、タスクリストがあるので忘れずに書類を読めます。

なんの問題もありません

そして、不急なことに時間を割かずに、「今、やるべきこと」に時間を使えるのです。

 

 

書類の処理は、このようにしたいと思っています。