モヤモヤしてきたので、予定外に書き出しタイムを設けたら、やっぱり原因が分かってスッキリした

 

先週の仕事は、なんだか非常にモヤモヤしていました。

そこで、緊急で書き出し時間を設けました。

 

毎週、月曜日に書き出しタイムを設けていますが、どうしてもモヤモヤが気持ち悪いし、非効率なので、木曜日にも書き出しをしたのです。

 

 

書き出しについては、こちらの記事を参考にしてください。

 

書き出しタイムで、快適スッキリ | Big yesな日々をプロデュース

 

書き出しは、掻き出しのためであって、整理するためではない | Big yesな日々をプロデュース

 

 

 

 

モヤモヤの原因を突きとめた

書き出しをしたら、モヤモヤしていた原因を突きとめました。

 

なんとなく、「やりきれないほどの仕事が増えそうだ」と漠然と感じていたのです。

 

中規模や大規模のプロジェクトが発生したり、動き出したりしたので、いったい何から手を付ければいいか分からなくなってしまったのです。

 

 

 

最近増えた大きめのプロジェクトは4つ。

それぞれで確認したり、意見調整したりしなければならない。

 

「いったい、時間が足りるのかどうか。」

「時間が足りたとしても、うまくいくのかどうか。」

 

 

しかも、新しいことをうまくやりながら、今までやっていた細かいことも、同時進行で進めなければならない。

 

このあたりが、モヤモヤの原因でした。

 

 

 

モヤモヤの解消方法

ひとつは、スタンバイリストの整理をしました。

スタンバイリストとは、いつでも出番を待っているToDoリストです。

 

メインリストは作らずに、スタンバイリストだけでも作っておく | Big yesな日々をプロデュース

 

 

スタンバイリストの整理の結果は、また後ほど書きたいと思います。

 

 

 

もう一つは、ルーチンの変更で、モヤモヤの解消をしました。

ルーチンとは、定期的に繰り返すタスクです。

 

基本的にルーチン化している仕事が多いので、カレンダーではルーチンでけっこう埋まっているんです。

 

デジタルのカレンダーでは、繰り返し設定を簡単にできるので、大いに活用しています。

 

Outlookカレンダーの繰り返し設定(加工済み)

 

カレンダー週表示_実施予定と予定

ちなみに、青色が、会議などの「時間が決まっている予定」「人と合わせる予定」。

薄い緑が、「この日のうちにやりたいこと」で、実行する時間は1日のうちでどこでもいいタスクです。

 

 

このようにルーチンがたくさんあるので、ルーチンの内容を変更することにしました。

 

  • 削れるルーチンは、一時的に削る
  • ルーチンの頻度を少なくする
  • ルーチンにかける時間を縮小する

 

これらを、忙しい今だけ適用します。

 

こうすれば時間が生まれるので、新しいことに取り組みます。

新しい仕事が落ち着いてきたら、ルーチンは元に戻します。

 

 

ルーチンが確立していれば、このように普段の流れを容易に変えられるし、戻すこともできます。

 

戻ってくるところがなければ、振り回されっぱなしになってしまうのです。

新しい仕事を拒否したくなったり、機嫌が悪くなったりしてしまうのです。

 

 

だから、ルーチンの確立は非常に大事なのです。