突発的で、ボリュームのある仕事に振り回されないためには、優先順位が明確なタスクリストが効く

突発的で、ボリュームのある仕事に振り回されないためには、優先順位が明確なタスクリストが効く

係長となってから、突発的な緊急対応に追われることが多くなりました。

 

それはなぜか。

一つに、部下はいつも、ギリギリのところで踏ん張ってくれて、行き詰ってきたら相談に来ます。そのタイミングは、部下に任せているし、部下のタイミングを優先しています。

二つに、トラブルはいつ起こるか分からないものであるので、係長だけでなく、部下だって突発的な対応によく迫られるのです。

 

 

それに加え、係長に上がってくる相談は、行き詰った事態からの相談です。

事態を打開できるほどの知恵出しや関係調整を求められており、けっこう時間がかかる仕事となります。

 

係長というのは、突発的に、ボリュームのある仕事が舞い込みやすい立場なのです。

 

 

係長となって、現場仕事と比べると、直接処遇が減りました。

代わりに、淡々とした事務作業や会議が多くなりました。

 

そんな淡々とした事務作業をしていると、突然ボリュームの大きな仕事が舞い込むのですから、振り回され感が大きいでしょう。

 

 

それでもなお、仕事に振り回されないためには、どういったことが必要なのでしょうか。

最も効くものを一つだけ挙げるとすれば、

 

「タスクリストで、優先順位を、明確にしておく」

 

ということです。

 

 

でかいタスクが発生すると、細かいことには構っていられなくなります。

でも、細かいことを着実に実行しないと、あとあとで手遅れな事案が発生し、そのフォローに余計な時間を割かなければならないのです。

「やっておけばよかった」という後悔とも相まって、ストレスフルですね。

 

 

タスクリストはすべて書き出しておいて、優先順位も常に明確にしておきましょう。

そのためのツールとしては、Excelがおすすめです。

 

 

僕が作ったスタンバイリストは、無料ダウンロードできるように用意してあるので、よろしければご利用ください。

常に「次にやること」が明確なスタンバイリストは、状況の変化にも落ち着いて仕事させてくれる | Big yesな日々をプロデュース