係長となってから、突発的な緊急対応に追われることが多くなりました。   それはなぜか。 一つに、部下はいつも、ギリギリのところで踏ん張ってくれて、行き詰ってきたら相談に来ます。そのタイミングは、部下に任せているし、部下のタイミングを優先しています。 二つに、トラブルはいつ起こるか分からないものであるので、係長...

係長となったら、自分の作業よりも、部下からの突発的な相談などを優先しています。 だから、「今日やることリスト」は、余裕を広くとらないと、突発的な相談に応じ切れなくなります。 平職員時代には2時間につき12分とっていた余裕を、今は2時間につき25分くらいはとるようにしています。広めです。 120分のうち、95分くらいしか...

  同僚不在で増える割り込みタスク   同僚が席に不在になることは、よくあることです。 不在の間は、ある程度は同僚の代わりに業務を担うことになります。 例えば、電話や来客の対応。細々とした相談。 多いのは、そういった予定外の割り込みタスクです。   タイミングによっては、自分の仕事が進まな...

タスク管理をしていて悩ましいのは、突発的な割り込みタスクです。   割り込みタスクには、 かかってくる電話 来客 職員からの相談 トラブル対応 といったものがあります。   割り込みタスクは、優先順位が急激に高くなるものですから、そちらに対応することになります。 すると、作業を一時中断し、意識を切り...

ある日、電話の取次ぎにどれくらい時間がかかっているか調べてみました。 かかってきた電話をとって、内容を聞き、伝言メモに記入し、レターケースに貼る。 これで、５分かかりました。   ５分と聞いて、どう思うでしょうか。 僕にとっては、驚きでした。 ５分もかかっているのか！     タスク管理界...