同僚が不在という想定や配慮

 

同僚不在で増える割り込みタスク

 

同僚が席に不在になることは、よくあることです。

不在の間は、ある程度は同僚の代わりに業務を担うことになります。

例えば、電話や来客の対応。細々とした相談。

多いのは、そういった予定外の割り込みタスクです。

 

タイミングによっては、自分の仕事が進まないほどに割り込まれることもあるでしょう。

 

 

割り込みタスクを想定しておく

 

自分の仕事が進まなかった時、イライラしますよね。

不在の同僚を責めたい気にもなるかもしれません。

「なんでいないんだよ!」と。

 

不在の理由はいろいろあって、出張や研修の時もあれば、体調不良、お子さんや親の介護などということもあります。

いろいろ理由はあるにしても、基本的に不在であることを責めるべきではありません

 

「それは、予想できなかったのか?」と、自分でまず考えてみます。

予想外の割り込みタスクが多かったから、イライラしてしまったのです。

同僚不在により、割り込みタスクが多くなることを予想して、1日のタスクを組み立てていれば、想定内なのでイライラしません。

イライラを同僚にぶつけることもなくなります。

 

想定内にするのか、想定外になってしまうのか、そこが大きな分かれ目です。

 

 

同僚が不在の時の、周囲への配慮

 

同僚が不在であれば、割り込みタスクが増えます。

さらに自分がいなくなれば、2人分の割り込みがタスクが、別の同僚に発生してしまいます。

だから、同僚が不在の時は、極力自分は席にいるようにします。

 

それでも、不在にしなければならない時は、事前に同僚にひと言伝えておきます。

「2人ともいなくなってしまうのですが、すみません。よろしくお願いします。」

なんて感じに。

申し訳なく思っていることだけでも伝われば、同僚も許してくれるかもしれません。

 

さらに、想定される割り込みタスクには、処理がしやすいような簡易マニュアル(メモ書き程度)を作って説明しておいたり、備品を渡しておいたりすることもできます。

同僚の負担を減らすのです。

 

 

 

僕も出張が多いポジションなので、自戒を込めてこのようにしたいと思います。