同僚が不在という想定や配慮
同僚が席に不在になることは、よくあることです。
不在の間は、ある程度は同僚の代わりに業務を担うことになります。
例えば、電話や来客の対応。細々とした相談。
多いのは、そういった予定外の割り込みタスクです。
タイミングによっては、自分の仕事が進まないほどに割り込まれることもあるでしょう。
自分の仕事が進まなかった時、イライラしますよね。
不在の同僚を責めたい気にもなるかもしれません。
「なんでいないんだよ!」と。
不在の理由はいろいろあって、出張や研修の時もあれば、体調不良、お子さんや親の介護などということもあります。
いろいろ理由はあるにしても、基本的に不在であることを責めるべきではありません。
「それは、予想できなかったのか?」と、自分でまず考えてみます。
予想外の割り込みタスクが多かったから、イライラしてしまったのです。
同僚不在により、割り込みタスクが多くなることを予想して、1日のタスクを組み立てていれば、想定内なのでイライラしません。
イライラを同僚にぶつけることもなくなります。
想定内にするのか、想定外になってしまうのか、そこが大きな分かれ目です。
同僚が不在であれば、割り込みタスクが増えます。
さらに自分がいなくなれば、2人分の割り込みがタスクが、別の同僚に発生してしまいます。
だから、同僚が不在の時は、極力自分は席にいるようにします。
それでも、不在にしなければならない時は、事前に同僚にひと言伝えておきます。
「2人ともいなくなってしまうのですが、すみません。よろしくお願いします。」
なんて感じに。
申し訳なく思っていることだけでも伝われば、同僚も許してくれるかもしれません。
さらに、想定される割り込みタスクには、処理がしやすいような簡易マニュアル(メモ書き程度)を作って説明しておいたり、備品を渡しておいたりすることもできます。
同僚の負担を減らすのです。
僕も出張が多いポジションなので、自戒を込めてこのようにしたいと思います。