電話を受けて伝言メモを貼り付けるまでに、5分かかっていたことが分かった

電話を受けて伝言メモを貼り付けるまでに、5分かかっていたことが分かった

ある日、電話の取次ぎにどれくらい時間がかかっているか調べてみました。

かかってきた電話をとって、内容を聞き、伝言メモに記入し、レターケースに貼る。

これで、5分かかりました。

 

5分と聞いて、どう思うでしょうか。

僕にとっては、驚きでした。 5分もかかっているのか!

 

 

タスク管理界隈において5分という数字は、なかなか特別な数字です。

それは、5分ダッシュという言葉があるからです。

 

どうにもやる気がおきないタスクがある。 あるいは、同時並行しなくちゃいけないタスクが多くて、1つのタスクにあまり時間を割いていられない。

そういう時に活躍するのが、5分ダッシュです。

5分ダッシュは、なんの難しいこともありません。

「とにかく5分だけ取り組む」

それだけです。

 

それだけなのに、やるとやらないとでは、仕事の進み方が半端なく違ってきます。

だから「5分あれば、5分ダッシュができる!」という特別な数字なのです。

 

 

今までは、電話の取次ぎは記録を取っていませんでした。

でも、5分かかっていると分かった瞬間、「あ、やっぱり細かいタスクもログをとっていこう。」と思いました。

どういう仕事に、どれだけの時間がかかっているか知ることは、仕事をコントロールするために必須だからです。

 

 

でも、電話みたいな、割り込みタスクのログが難しいんですね。

急に何かが割り込んできたときは、そちらに気を取られて、ログを忘れてしまいます。

その時に、何時何分かだけをちゃちゃっと書いておけばいいのですが、なかなかできません。

 

でも、それを習慣にするのが、けっこう今のタスク管理の課題です。

 

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