ある日、電話の取次ぎにどれくらい時間がかかっているか調べてみました。

かかってきた電話をとって、内容を聞き、伝言メモに記入し、レターケースに貼る。

これで、５分かかりました。

５分と聞いて、どう思うでしょうか。

僕にとっては、驚きでした。 ５分もかかっているのか！

タスク管理界隈において５分という数字は、なかなか特別な数字です。

それは、５分ダッシュという言葉があるからです。

どうにもやる気がおきないタスクがある。 あるいは、同時並行しなくちゃいけないタスクが多くて、１つのタスクにあまり時間を割いていられない。

そういう時に活躍するのが、５分ダッシュです。

５分ダッシュは、なんの難しいこともありません。

「とにかく５分だけ取り組む」

それだけです。

それだけなのに、やるとやらないとでは、仕事の進み方が半端なく違ってきます。

だから「５分あれば、５分ダッシュができる！」という特別な数字なのです。

今までは、電話の取次ぎは記録を取っていませんでした。

でも、５分かかっていると分かった瞬間、「あ、やっぱり細かいタスクもログをとっていこう。」と思いました。

どういう仕事に、どれだけの時間がかかっているか知ることは、仕事をコントロールするために必須だからです。

でも、電話みたいな、割り込みタスクのログが難しいんですね。

急に何かが割り込んできたときは、そちらに気を取られて、ログを忘れてしまいます。

その時に、何時何分かだけをちゃちゃっと書いておけばいいのですが、なかなかできません。

でも、それを習慣にするのが、けっこう今のタスク管理の課題です。