Todoistでスマートにタスク管理するための4つのカテゴリー

Todoistでスマートにタスク管理するための4つのカテゴリー

今回は、

タスクを実行する時のベースとなる、

「Todoist」というアプリについて書きます。

 

Todoistを使うとき、

以下の4つのカテゴリーを意識すると、

とても使いやすくなります。

 

  1. インボックス
  2. 今日のタスク
  3. プロジェクト
  4. ラベル

 

この4つです。

 

 

インボックス

インボックスとは、受信箱という意味です。

誰かからの発信を、最初に受け付ける箱です。

 

Eメールにも、受信箱ってありますよね。

オフィスで、「紙の書類は、ここに入れてね」

という書類トレイがある場合は、それもインボックスにあたります。

 

受信した情報は、どのように処理すれば良いのか決まっておらず、

これから一つずつ取り出して、処理を決めることになります。

 

Todoistにおいては、

タスクのアイデアを最初に放り込んでおく場所

という役割になります。

 

 

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今日のタスク

盛り沢山あるタスクの中で、

とにかく見たいのは、

「今日は、なにをすればいいの?」

という視点です。

 

タスクに実行日を付けておけば、

Todoistが自動的に日付を認識して、

「実行日が、今日に設定されているタスクは、これですよ」

ということで、

ピックアップして並べてくれるんです。

 

だから、

「ああ、今日はこれをやればいいんだ」

と安心することができます。

 

 

プロジェクト

プロジェクトというのは、

同じイベントに対して、複数のタスクがある場合に、

「プロジェクト」として扱うものです。

 

ただし、いずみ湧太流のTodoist術では、

プロジェクトは、あとで述べる「ラベル機能」を活用します。

 

いずみ湧太流のTodoist術では、

このプロジェクト機能を使って、

  • 単発タスク
  • ルーティンタスク
  • 優先順位
  • 返事待ちタスク

という分け方をします。

 

この記事では詳細に説明することを省きますが、

そのように使っています。

 

 

ラベル

さて、最後にラベル機能です。

 

ラベル機能は、

プロジェクトの名前を付けていきます。

 

一つのプロジェクトには、複数のタスクが含まれています。

その一つ一つのタスクには、別々の優先順位があります。

 

もちろん、

プロジェクト機能でプロジェクト管理をし、

ラベル機能で優先順位をつけることも考えられます。

 

しかし、Todoistの仕様として、

プロジェクト機能はドラッグアンドドロップができます。

それにより、優先順位を容易に変更できます。

ラベル機能は、いちいちラベルを剥がしたり付けたりしないといけません。

そのめんどくさい手間が、優先順位の変更をすることを躊躇させるのです。

 

細かいものを含めると、

私たちは実にたくさんのタスクを抱えています。

今朝、最優先だと思っていたタスクが、

お昼には、最優先ではなくなることもよくあります。

突発的に、どんどんタスクが舞い込んでくるものです。

 

そのような状況なのに、

優先順位の組み替えを躊躇していたら、どうなるでしょうか。

 

優先順位がごちゃごちゃなタスクリストなんて、

使いにくくて仕方ないですね。

 

「Todoistなんて、つ〜かわない!」

ってなりますよ、そりゃ。

 

 

まとめ

①頭から湧き出るアイデアは、インボックスで受け止めましょう。

②複数のタスクがある場合は、ラベル機能で「プロジェクト名」を付けましょう。

③一つ一つのタスクは、プロジェクト機能で「優先順位リスト」を作り、優先順位の管理をしましょう。

④一つ一つのタスクに実行日を付けて、「今日」のタスクリストを作りましょう。