【福祉コンサルレポ】 相談支援事業所に相談員として勤める〈まるこさん〉にとっての、タスク管理

 

僕は、〈福祉現場の時間を豊かにするため〉に、福祉職の方に協力してもらい、タスクコンサルをさせていただいています。

タスク管理が、どれだけ福祉現場を豊かにできるか、貢献できるのか、チャレンジしているのです。

 

そして昨日から3日間、コンサルティングのレポートをすることにしています。

今回は、まるこさんのレポートです。

 

 

まるこさんとは

 

まるこさんは、相談事業所の相談員です。 事務所に席はあるのですが、仕事の中心は訪問です。あまり事務所にはいません。

 

中堅であり、知識も熱意もあるので、どんどん利用者の課題を解決していきます。 後輩からも頼られており、事務所に戻れば、スーパーバイズを頻繁に依頼されます。

仕事以外でも活動に熱心で、勉強会への参加や主催も行っています。

 

 

一方、家庭を一番に考えたいという気持ちもあります。 食事作りや家事、親の介護にも力を入れています。

 

ただ、熱意のあまりやりたいことが多すぎて、健康を犠牲にしています。特に睡眠の犠牲は多大であり、なんとかしたいと思っています。

 

仕事は、やるべきことをやりつつ、早出勤してでも定時に上がり、健康や家庭に時間を割くことが当面の目標です。

 

 

 

タスク管理をする前と後で、仕事ぶりがどのように変わったか

 

最大の効果としては、「次に何をすればよいかが、整理されてきた」ということです。

 

逆を言えば、今までは、次に何をすればよいかが明確ではなく、「気になったことからやっている」という状態だったのです。

「次にやるべきこと」よりも「気になったこと」を優先させた結果はどうなるか。

やるべきことはどんどん後回しになります。

そして、期限がくる2日前とか前日、ひどいときには当日になってから猛烈に作業を突っ込んでいくことになっていました。

 

もちまえの経験と知識で、なんとか当日に間に合うし、なんとかなるのですが、本来持っている力を出し切れているわけではありません。

自己不全感をどこなく抱えつつも、予定が終わればリセット。 また気になったことから手をつけ始めます。

 

 

ある意味、自分の熱意に、自分が振り回されているのです。

 

やりたいことがたくさんあるというのは、気になることがたくさんあるということです。

「あれがいいらしい」→「行きます。」

「これもやりたい」→「やります。」

「あれをやって欲しい」→「やります。」

 

 

気になっては手をつけ、期限ギリギリでは深く突っ込んで、非常に波がある仕事のやり方ですね。

熱意を波だとすれば、自分自身という船が、激しい波に揺られまくって翻弄されているのです。

 

 

それが、「次に何をすれば良いかが、整理されてきた」という状態まできました。

波が穏やかになってきたのでしょう。

もともとまるこさんはモチベーションが高く、超馬力のエンジンです。アンテナをビンビン張って、羅針盤もしっかりしています。

波が穏やかであればあるほど、推進力がものすごいものになると思います。

 

 

その「次に何をするべきか整理する」ために、タスク管理上で有効だったと思われることを列挙しておきます。

  1. 気になっていることを、書き出す
  2. 書き出したものから、広げる
  3. 書き出したものに、優先順位をつける
  4. 繰り返しやる事務作業は、ルーチン化する
  5. 家庭や健康も大事にするべく、定時上がりすることをマジでこころがける

 

 

 

タスク管理を「導入」するために役立ったことは何か。あるいは、つまずいたことは何か

 

「タスク管理」というのは、一般的には、あまり馴染みのないものです。

ある意味、今までの自分のやり方を変えることになるので、抵抗感すらあります。

 

だから、なかなかタスク管理をしようとは思わないものです。

 

それでもまるこさんが、タスク管理を導入できたのは、どのようなポイントがあるのでしょうか。

 

 

導入に役立ったのは、まずもって「書き出し」です。 頭の中にあることを、とにかく紙やパソコンに書いていくことです。

シンプルですが、効果抜群です。

この、シンプルかつ効果的な手法があったからこそ、タスク管理が導入できたのかもしれません。

 

 

 

タスク管理でうまく使えてるツールは何か

 

ツールについては、未だ模索中です。

手帳を、ウィークリーのバーチカルにしたのは、けっこうよかったと思います。

バーチカルは、時間が見える化できるからです。

 

バーチカルカレンダーの例

バーチカル カレンダー

 

スケジュール帳(縦軸/バーチカル式)用紙(A4) 無料ダウンロード・印刷|ちびむすドリル

 

 

 

模索中というより、新しいツールを試す余裕さえないところが、課題かもしれません。

仕事道具は、自分自身だけじゃありませんので、よりよい仕事ができるツールを探していければと思います。

 

 

 

さいごに

 

まるこさんは、仕事でもプライベートでも多種多様な活動をされているので、タスク管理によって、うまく回りだすといいな、と思います。

 

今年度1年間、一緒に頑張りたいと思います。