エクセルでの勤務表作りは、「ABC…」という記号を使わないほうがいい

エクセルでの勤務表作りは、「ABC…」という記号を使わないほうがいい

勤務表にExcelを使ってる事業所は多いと思います。便利ですよね、Excel。

さらに言うと、勤務の種類を、「A・B・C…」と、Aからスタートしてアルファベットの順番に使っているところも多いと思います。

出勤する時間帯が早い順から、「A・B・C…」という具合に。

 

 

「A・B・C…」は打ちづらい

僕はかつて勤務表を作っていたことがあるのですが、「ABC…」は、キーボードが打ちづらいんです。

文字がキーボード上に散っているので、目で探さなきゃいけません。

大文字にする場合は、shiftキーも同時に押す必要があります。

 

「探して同時押しが、いちいちめんどくさい…!!」

と正直、よく思っていました。

 

これを、キーボードの左側に固まってる「QWE」とか「ASD」とかにすれば、ずいぶん打ちやすくなります。

右手でマウスを操作しながら、左手は指だけ動かせば打てますからね。

「QWE…って、順番がめちゃくちゃだし、勤務表を見る立場の人が混乱するでしょ」と思われるでしょう。

これまた、長年勤務表を見る立場にあった僕の経験からすると、それは「慣れ」の問題です。

別に、どの記号を使おうが、慣れてしまえばたいして変わりはありません。

 

 

さらに、大文字にするために「shiftキーを同時押し」するのがめんどくさい場合は、Excelの「置換」機能が使えます。

「置換」とは、「◯◯を△△に、置き換える」という機能です。

つまり、「すべての『a』を『A』に、置き換える」と指定すれば、全部一気に「a→A」へ変換されます。

だから、入力はいちいち「shiftキーを同時押し」て大文字にせずに、小文字で入力しておけばいいのです。すごく楽ですよ。

 

 

勤務表作成に省略できる時間量

こうした省力化で、どれくらい時間を節約できるか、計算してみましょう。

例えば、15人のシフトを30日(1ヶ月)分入力するとします。

15人×30日=450文字は最低でも入力します。そのあと手直しするから、1ヶ月分のシフト表で800文字くらいは入力することになるでしょう。

入力するのに、工夫する場合としない場合とで、1文字あたり2秒の差が出るとします。

800文字×2秒=1600秒=約27分

入力の工夫によって、最低でも27分は節約できちゃいますね。

勤務表を作る人は、リーダー格でしょう。時間あたりの価値が高い仕事をしている可能性が高いです。

無駄でしかない時間は節約して、もっと価値のあることに費やすべきです。

27分を利用者のために使ってもいいし、早く帰ってもいいです。

 

 

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