「会議で話せばいいや」じゃなくて、普段から細かなやりとりをしておく

 

イベントの総括担当ともなると、「自分のことだけをやっておけばいい」 というわけにはいきません。

他のスタッフにも動いてもらわないと、いろいろと間に合わなくなります。

 

 

定例会議だけだと、タイミングを逃す

 

よくあるのが、定例会議で、これからやることを決めるという方法。

これはベースですよね。

会議で意見交換して、決定をして、じゃあそれぞれが動きましょう、と。

 

 

でも会議って、そんなにタイミングいい時ばかりではないです。

会議の時間も限られています。

 

 

「会議で決めればいいや」に傾きすぎると、やはりタイミングを逃してしまうのです

 

 

 

ちょこちょこ指示や確認をする

 

タイミングを逃さず調べものし、意見収集し、意見調整し、いよいよ会議で決定する。

そのような流れにするためには、ちょこちょこと指示を出すということが必要です。

 

「あれって、どうなってるっけ?」

「今度の会議までに、これとこれについてだけは調整しておいて」

 

ちょこちょこと指示や確認をしていきます。

 

細かいことは、わざわざ会議でやる必要はありません。

指示すべきことが分かっているのに、会議まで待つ必要はありません。

 

 

メモ紙1枚でいいのです。

ちょこちょこっと書いて、ペタペタ貼っていきます。

 

 

 

ちょこちょこ指示を出すために、スタッフの立場で考察する

 

ちょこちょこ指示を出すためには、自分は全体を見て、次に何をしなければならないか、考察しなければなりません。

 

スタッフひとりひとりの立場に立って、代わりに考えるくらいのことをします。

すると、「あ、あれを決めておかなきゃ。」「あれを準備しておかなきゃ。」と見えてきます。

 

そこで、指示を出せるのです。

 

 

役割はふってあるけど、把握はする。

役割はふってあるけど、自分でも考察する。

 

総括としては、そのように動くと、全体がスムーズに動いていきます。

 

 

 

コミュニケーションツール

 

ちょこちょこと指示を出したり、確認したりするには、メモ紙があれば十分です。

でも、今はICTが発達しているので、コミュニケーションサービスを使うともっとスムーズになると思います。

 

ちょこちょことしたやりとりをするには、チャット機能がいいと思うんですよね。

 

例えば、ChatWork

チャットワーク(ChatWork) | ビジネスが加速するクラウド会議室

 

 

 

iPhoneアプリだと、こんな感じ。

Chatwork

 

チャットでやりとりが気軽にできる。

コメントが書かれたら、教えてくれる。

タスクを間にはさめる。

タスクだけの確認もできる。

 

これで、無料だからね。

素晴らしいサービス。

 

 

 

さいごに

 

わざわざ会議で話さなくていいことはたくさんあります。

事前に確認すれば済むことはたくさんあります。

 

ちょっと聞きたいけど、会うタイミングがない時もあります。

 

 

細かなやりとりをして、スピーディに、スムーズに、サクサクと仕事を進めましょう。

 

 

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