【福祉コンサルレポ】 デイサービス事業所の所長として勤める〈ふじまさん〉にとっての、タスク管理

【福祉コンサルレポ】 デイサービス事業所の所長として勤める〈ふじまさん〉にとっての、タスク管理

僕は、〈福祉現場の時間を豊かにするため〉に、福祉職の方に協力してもらい、タスクコンサルをさせていただいています。

 

今日から3日間、コンサルを受けた方が、どのように変わってきたかのレポートをしたいと思います。

今回は、ふじまさんのレポートです。

 

 

ふじまさんとは

 

ふじまさんは、デイサービス事業所の所長です。

所長なので、事業運営や職員体制に関することに、悩みが多いです。

 

部下に対しては、仕事のやり方を一緒に考え、教え、育てていきたいと思っています。そして、残業をなくして、プライベートを充実させてほしいと思っています。

ご自身も3人の小さい子どもがいます。

 

事業展開も、もっと地域に根付いたものに拡大・変革していきたいと思っています。

ただ、人手不足の中、所長であっても現場に入らざるを得ない状況です。 時間をうまく使いたいとは思っているものの、いいやりかたを見つけられずにいます。

 

自分がやらなくてもよいものは、部下に任せてフォローだけにする。 重要な会議や事務作業については、準備万端で臨んでいくことなどが当面の目標です。

 

 

 

タスク管理をする前と後で、仕事ぶりがどのように変わったか

 

■  時間を意識し、無駄を減らして、優先順位を考えるようになった

誰しも、無駄は減らしたいと思うし、重要なことをやり遂げたいと思っています。

でも、何が無駄で、何が重要なのかを、意外とはっきりさせていないのではないかと思います。

 

タスク管理では、時間は有限であることを常に突きつけます。

だから、限られた時間でやるべきことを明確にしていく必要があるのです。

 

やるべきことを明確にすることで、所長がやるべきことと、部下に任せるべきことが分かってきます。

以前のふじまさんは、細かい事務作業まで自分でこなしていましたが、なるべく部下に仕事をふるようになりました。

仕事をふるだけでなく、部下の仕事も無駄を減らし、効率化を図るようにしているので、トータルではそれほど仕事が増えないような配慮もしているのです。

 

そうすることで、以前から手が出せずにいた重要なことに、少しづつ動けるようになったようです。

 

 

■ やらなければならないことをメモするようになったので、うっかり忘れることが少なくなった

「メモするようになった」だなんて、単純で低レベルなことかと思いますか?誰でもすぐできると思いますか?

実は、「メモする」というのは、多くの人ができていないと思います。

ふじまさんが「メモするようになった」というのは、僕はかなりの収穫だと思っています。

 

やらなければならないことには、大小の違いがあります。

大切なことだけメモし、小さいことはメモしないで覚えるだけにしておこうとする場合、小さいことはあっというまに忘れてしまいます。

仕事は、小さいことの積み重ねなので、小さいことを軽んじている限り、大きなことはできないでしょう。

 

ふじまさんは、メモするようになりました。

これはうれしいことです。

 

 


■  毎日、今日と今後の予定を確認する習慣ができ、慌てて準備することが減った。

「今からやる仕事は、今から決める」

それを続けてきたのが、ふじまさんのスタイルでした。

準備はだいたい、前日か当日。早くても3日前くらいから始める感じでした。

 

でも、準備はけっこう大変で、短時間でできるとは限りません。

どうしても慌ててしまうし、うまくいかないとストレスが溜まります。 本番も、その場の思い付きで話すことが多くなってしまいます。

 

 

それがタスク管理により、だいぶ先々のことまで見越して考え、動けるようになったのです。

それは、「数週間、数カ月先の予定を確認する」というタスクを、定期で繰り返せばよいだけだったのです。

 

 


■  あれもこれもやらなきゃいけないから不安で退勤できない、休日も気になって仕方ないというモヤモヤがなく、安心して日常を送れるようになった。

ふじまさんは所長なので、常に心配事が尽きません。自分のミスが事業所全体に影響してしまうことを考えると、不安もひとしおでしょう。

 

その心配が、休日にまで及びます。 明らかに仕事のストレスが影響して、自分の子どもにきつくあたってしまったこともあるそうです。

3人目の子どもが産まれ、ますます家庭でもやることが増えます。 子ども達も、お父さんと遊ぶのを心待ちにしています。

家庭いる時は、仕事のことは忘れ、父としての貴重な時間を過ごしていただきたいです。

 

それがタスク管理により、不安が激減したようです。

なぜなら、漠然とした不安を見える化し、自分主導でコントロールし、「大丈夫だ」と安心できる状況にするのが、タスク管理だからです。

 

仕事がスムーズに、ストレスフリーになっただけでなく、家庭でも優しくなれた。 これは、僕がブログで目指している「福祉現場と子育て家庭を、タスク管理によって豊かにする」を実現できた好例となりそうです。

 

 

 

タスク管理を「導入」するために役立ったことは何か。あるいは、つまずいたことは何か

 

役立ったこと

■ いずみ湧太さんのアドバイス

■ いずみ湧太さんのブログ

 

恐縮です。ありがとうございます。

僕のブログでは、タスク管理に関することを頻繁に書いていますので、よろしければ参考にしてください。

 

 

つまずいたこと

■ プロジェクトシートを作り、そこからタスクを抽出するという習慣ができなかった。

ふじまさんは、僕の勧めたToodledoを導入しました。

Toodledoは、カスタマイズ性に優れた、タスク管理ツールです。有料版もありますが、ふじまさんは無料版を使っています。

 

タスク管理においては、発生した仕事に対して、プロジェクト(複数の作業や数日かかる作業)にするのか、2分程度で終わるワンアクションのタスクにするのかを、分別することを勧めています。

 

しかしふじまさんは、プロジェクトかワンアクションタスクかの判別をせず、そのままToodledoにタスク登録してしまい、そのまま作業を完了まで進めてしまいます。

 

それでも、まぁ、いいでしょう。

しかしそれでは、本来プロジェクト化すべき仕事が一つのタスクとして表示されているので、中身の細かいところが見えにくくなります。

見えにくくなれば、落ちも漏れも出てくるし、ストレスも発生します。

 

ふじまさんは、プロジェクト化する必要性を感じつつも、まだプロジェクト化するための手法が定着していません。

それほど複雑な手法ではないので、今年度中にはプロジェクト管理も定着させたいところです。

 

 

■ 書き出しが習慣化できなかった

「書き出し」の有効性は充分わかっているものの、でも「書き出し」のための時間を確保することをおろそかにしてしまい、習慣化できずにいるようです。

思いついた時に、Toodledoへ直接書き込み、そのままタスクとして消化しているとのことです。

 

それでも、Toodledoの導入以前と比べれば、ずいぶんやりやすくなっているでしょう。

 

でも、「書き出し」の効用は、タスクを抽出することだけではありません。

むしろ、タスク以外の漠然とした不安や心配事、些末な雑用まで、ごっちゃまぜになった頭の中のモヤモヤを、すべて掻き出すためにあります。

掻き出した後で、「これはタスク」「これは保存する情報」「これは無視して捨てる」というように、整理していくのです。

 

書き出しは、10分でも充分な効力があるので、重要タスクとして入れていただきたいです。

 

 

 

タスク管理でうまく使えてるツールは何か

 

■ Googleカレンダー

Googleカレンダーは、グーグルのアカウントさえ持っていれば、無料で使える機能です。

「日・週・月」の切り替えが簡単。

複数のカレンダーを同時に表示でき、カレンダーの選択表示もできる。

スマホでも同じカレンダーを見れる。

と言ったような、利便性があります。

 

予定管理は、まずこれを勧めますね。

僕は職場では使えないので、プライベートだけで使っていますが、もし職場で大丈夫ならば使ってみるとよいと思います。

チームワークにも適しています。

 

 

■ Toodledo

この記事にも何度も出てきています、Toodledoです。

先ほども書きましたが、カスタマイズ性にたいへん優れているので、多機能なのですが、自分が使いたいものだけに絞り込むことができます。

 

 

■ Googleドキュメント

こちらも、Googleアカウントさえあれば、無料で使える機能です。

スマホから同じ情報を見ることも、編集することもできます。

 

WordやExcelと同じような機能もあり、スマホでWordやExcelは使いにくいですが、Googleドキュメントであればスマホでも文書作成や表計算ができます。

 

 

 

さいごに

 

僕は今、係長への昇任試験を受けようとしています。

もし係長になったら、管理職としての仕事の悩みは、ふじまさんのご苦労がすごく参考になると思います。

 

そういった意味でも、今年度1年間、一緒に頑張りたいと思います。

とくまる
公務員タスク管理の人
「自分のペース」と「安心感」で、自分らしい仕事をしよう!
うまく仕事ができずに悩んだ20代。
タスクシュートを中心としたタスク管理を始めてから、自治体独自の制度創設メンバーに抜てき、主任の昇任試験に合格。
制約の多い公務員のためのタスク管理を研究中。
愛用はTaskChute2。
自分史/発達障害/子育てパパ
※発信は所属する組織とは関係なく、個人の見解です。