ルーチンを作ることで、見通しを持てるようになる

仕事で使うカレンダーは、デジタルカレンダーを使っています。

Windowsのパソコンにはだいたい入っている、Outlook というソフトのカレンダーです。

 

 

Outlookは、みなさんたぶんEメールでよく使われていると思いますが、それには「予定表」というカレンダー機能もあるので、どうぞ見てみてください。

 

 

 

なぜ、デジタルカレンダーを使うかというと、理由はいくつもありますが、そのうちの1つに、「繰り返し予定を簡単に入れられる」という点があります。

Outlookカレンダーで言うところの「定期的な予定」です。

 

これで、○日ごと、○週間ごと、○月ごとなどの予定を、自動で入れてくれるのです。

紙カレンダーだと、いちいち手書きしなくてはなりませんので、超めんどくさいです。

 

 

 

さて、今回書きたいのは、僕がどれだけ「定期的な予定」つまり「ルーチン」で、 カレンダーが埋まっているかということです。

 

とある週のカレンダー画面 ルーチンでどのくらい埋まっているか

 

これは、現時点における、来月末の1週間の予定です。

ざっと見た感じ、半分くらいはルーチンで埋まっていますね。

 

空いた時間で、会議やその時緊急性の高いタスクをやったりします。

 

緑色の予定は、時間帯に縛られずに、自由に時間を動かせる予定です。

だから、1日のうちのどこかで実施できればよいのです。

デジタルカレンダーなので、ドラッグするだけで予定を動かせます。

 

 

 

この表で、何が一番言いたいかというと、その時々で自由に仕事を組める時間は、思ったより少ないんだということです。

半分は、ルーチンで埋まるのですから。

 

 

いや、逆のことも言わなくてはなりません。

ルーチンにすることで、いつ何をやらなきゃいけないか、いちいち考える時間やエネルギーを省略できます

だから、ルーチンが多いことは、いいことなのです。

むしろ、いかにルーチンを増やすか、突発的な仕事をルーチンに落とし込んで安定化させるか、ということに心を砕いています

 

 

 

まとめると

 

  • 突発的な仕事をルーチン化して安定化させる。
  • ルーチンで時間を使うので、自由な時間は意外と少ないことをパッと見で分かるようにする。

 

こうすることで、快適な仕事に必要な状態である「見通しを持つ」という状態が実現していくのです。

 

いつ、なにを、どのくらいやることになるのか。

どの時期に余裕があるから、なにができそうなのか。

そういったことが、分かりやすくなるのです。

 

 

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