あとで読みたい資料を、あとで忘れずに読む方法

福祉職にとってのタスク管理を研究してます。

 

3月は、年度末ということでお忙しい部署も多いことと思います。

僕のポジションは、会議類がほとんど2月までで終わり、3月は比較的余裕のある月になっています。

 

優先順位の高いタスクからガシガシとこなしていくと、ある日ぽっかり時間が生まれることがあります。

「なんか、いろいろできそうな時間帯があるな・・・」

 

 

そういう状態が生まれた時、どうするでしょうか。

いろいろな仕事のやり漏らしがないか確認しますか?

目についたものに手を付けますか?

なんとなく、片づけてみたりしますか?

 

僕は、普段は読めないような資料に、目を通すようにします。

 

だって、仕事中は、いろいろな回覧物が回ってきますが、「興味あるけど、今はちょっと読めない・・・」という資料って、ありますよね。

たくさんありますよね。

その時に読めないと、どうしてますか?

そのまま次の人に渡し、結局読めずに終わりますか?

もったいないですね。

 

 

スタンバイリストに書いておく

僕の場合は、スタンバイリストに、タスクとして入れておきます。

スタンバイリスト

スタンバイリスト(あとで読む)

これは、タスク(やること)をざざっと並べ、優先順位順に並べてあるリストです。

一番左の欄は、優先順です。1~3の3段階で、優先順位で分けています。

いつか読みたい資料は、【読む】というプロジェクト名を付けて、リストに入れておきます。

優先順位は一番低い「3」です。

 

かれこれ、半年以上前にリストに書いておいたものだってあります。

でも、ここに書かれているから、忘れやしないのです。

いつか読みたいから、ずっとリストにいてもらっても構いません。

 

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あとで読む資料をどこに置いておくか

あとで読む資料は、紙のまま、ひとつずつクリアファイルに入れて、保存しておくものもあります。

あるいは、次の人に回さなきゃならないものは、スキャンしてPDFにし、「あとで読む」フォルダに入れておきます。

 

大事なのは、「読みたい資料がどこにあるか、いつでも分かるようにしておく」ことです。

 

 

一つ一つの資料は、そんなに時間がかからない

あとで読みたい資料は、けっこう時間がかかりそうだから後回しになります。

しかし読んでみると、そんなに時間がかからないものなんですね。

さすがにあとで読みたい資料がたまりすぎるとうんざりして、すべて捨てたくなります。

でも、15分くらいなら、どこかで時間が作れると思います。たぶん、それくらいで読める資料はけっこうあります。

 

あるいは、ぶ厚めの冊子だとしても、「15分だけ読む」というようにタイマーをセットしておけば、少しずつ読み進められて、いつの間にか読み終わることもできます。

全国大会級の研修資料なんかは、そのタイプですね。

 

僕は毎週木曜日に、「15分だけ、あとで読みたい資料を読む」というルーチンを入れています。

忙しい時はそのルーチンは無くしたりもしますが、1つでも読めればいい感じです。

 

 

 

そんなこんなで、ぽっかり時間が生まれた時、読みたいと思っていた資料をガシガシ読み進められたらいいですね!

 

 

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