係長になったので、チームマネジメント能力が求められて、悩んでいます。

特に、僕の所属している職場は、残業の多さが課題となっています。

極力、仕事の質は落とさずに、残業時間の削減をしなければなりません。

なにかヒントになればと、読んだのがこちらの本。

部下を定時に帰す仕事術 ~「最短距離」で「成果」を出すリーダーの知恵~

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佐々木常夫 WAVE出版 2009-02-17

佐々木常夫さんは、うつ業を患い、入退院を頻繁に繰り返す奥様。3人の子供で長男さんが自閉症をもつ。そのような家庭状況で、家事育児も必死でこなしつつ、かの「東レ」で取締役にまで昇りつめます。まじですか。

この本から学び、さらに自分の職場に当てはめて考察した結果、以下の3つにアイデアを絞り込むことができました。

1.ムダを一つずつ潰していく

効率化の基本は、ムダを無くすことでしょう。

必要な仕事を減らすことは難しいです。誰かに肩代わりしてもらうのも気が引けます。

でも、ムダを減らすことだったら、誰も異論なく賛成します。

まず、各人がムダと思うことを、書き出してもらいます。

その中で一つずつ、無くしていけるように一緒に取り組もうと思います。

いっぺんに何個も取り組むことはできないでしょうから、一つずつ。

一つが終わったら、もう一つ。

2.記録を短時間で済ませる

福祉現場において、記録というのは、常に悩みの種です。

記録を書く時間がないのに、記録をすることがたくさんあり、あとでまとめて書くハメになったり、書き忘れて大問題になったりするのです。

記録は、後回しにされがちです。

でも、後回しになる程、記憶が薄れて、思い出したり調べたりする時間が必要になります。

後回しにするほど、記録量がたまり、モチベーションが下がって集中力が散り、余計に時間がかかります。

だから、記録はすぐ書くのが一番いいのです。

でも基本的に時間がないから、短時間で済ませます。

制限時間は、5分。

すべてポイントのみを、箇条書きでノートに書きつけます。

あとで、清書するときに肉付けをすればいいのです。

この方法の狙いとしては、「あとで清書するときって、実は肉付けする部分って、それほどないよね。」ということです。

ポイントだけ絞り込まれて書いてあれば、「それでいいか」となるのです。

それでいいのです。

「数週間後に、あいまいな記憶をたどり、長々と書かれた記録」よりは、「新鮮な記憶のうちに、ポイントを押さえて書かれた簡潔な記録」の方が、よっぽど役に立ちます。

それに加えて、かかる時間が少ないのです。

3.仕事に見通しをもって、「自分だけでまとめてやる」ことを避ける

仕事に見通しを持たず、直近の仕事だけしか見てないと、「直前になって慌てて一気に仕事を終わらせる」という状態になりがちです。

そうすると、すべて自分で終わらせることになります。

なぜなら、他人に頼もうにも、他人の都合があるので、今すぐは協力してもらえないからです。

もっと前から始めていれば、余裕を持って他人に確認したり、作業を依頼しながら、進められます。

焦ってなんでも自分で調べ、自分で作業し、自分で提出するということが、減るのです。

あまり前から始めると、忘れちゃうとか、途中で分からなくなっちゃうとか、そういうことありますか？だから、直前になって一気にやる方がいいんだ、と。

であれば、「忘れてしまう」のを防ぐために、「書いておく」という方法があります。デジタルカレンダーであれば、タスクの繰り返し設定が可能なので、忘れずに進められる有効なツールです。

また、「途中で分からなくなる」のを防ぐために、「次に始めるときに、分かるようにしておく」という方法があります。これは、「未来の自分は他人である」という前提で、未来の自分へ引き継ぎを行うように、書き残しておくというやり方がいいでしょう。

こうして、「自分だけでまとめて終わらせる」のではなく、「他人と一緒に分担しながら少しずつ進める」という方法へ切り替えます。

さいごに

他人の仕事のやり方に、口出しするのって、気が引けますよね。

部下から見ても、自分のやり方にあーだこーだ言われるのは、対抗したくもなるでしょう。

それでも、チームの状況をよくし、パフォーマンスを上げるには、上司によるマネジメントが欠かせません。

導入をよく考えて、反感を買わないように、スムーズに進められたらと思います。