「会議で話せばいいや」じゃなくて、普段から細かなやりとりをしておく
イベントの総括担当ともなると、「自分のことだけをやっておけばいい」 というわけにはいきません。
他のスタッフにも動いてもらわないと、いろいろと間に合わなくなります。
よくあるのが、定例会議で、これからやることを決めるという方法。
これはベースですよね。
会議で意見交換して、決定をして、じゃあそれぞれが動きましょう、と。
でも会議って、そんなにタイミングいい時ばかりではないです。
会議の時間も限られています。
「会議で決めればいいや」に傾きすぎると、やはりタイミングを逃してしまうのです。
タイミングを逃さず調べものし、意見収集し、意見調整し、いよいよ会議で決定する。
そのような流れにするためには、ちょこちょこと指示を出すということが必要です。
「あれって、どうなってるっけ?」
「今度の会議までに、これとこれについてだけは調整しておいて」
ちょこちょこと指示や確認をしていきます。
細かいことは、わざわざ会議でやる必要はありません。
指示すべきことが分かっているのに、会議まで待つ必要はありません。
メモ紙1枚でいいのです。
ちょこちょこっと書いて、ペタペタ貼っていきます。
ちょこちょこ指示を出すためには、自分は全体を見て、次に何をしなければならないか、考察しなければなりません。
スタッフひとりひとりの立場に立って、代わりに考えるくらいのことをします。
すると、「あ、あれを決めておかなきゃ。」「あれを準備しておかなきゃ。」と見えてきます。
そこで、指示を出せるのです。
役割はふってあるけど、把握はする。
役割はふってあるけど、自分でも考察する。
総括としては、そのように動くと、全体がスムーズに動いていきます。
ちょこちょこと指示を出したり、確認したりするには、メモ紙があれば十分です。
でも、今はICTが発達しているので、コミュニケーションサービスを使うともっとスムーズになると思います。
ちょこちょことしたやりとりをするには、チャット機能がいいと思うんですよね。
例えば、ChatWork
チャットワーク(ChatWork) | ビジネスが加速するクラウド会議室
iPhoneアプリだと、こんな感じ。
チャットでやりとりが気軽にできる。
コメントが書かれたら、教えてくれる。
タスクを間にはさめる。
タスクだけの確認もできる。
これで、無料だからね。
素晴らしいサービス。
わざわざ会議で話さなくていいことはたくさんあります。
事前に確認すれば済むことはたくさんあります。
ちょっと聞きたいけど、会うタイミングがない時もあります。
細かなやりとりをして、スピーディに、スムーズに、サクサクと仕事を進めましょう。