子どもの看病で急に休んだりして、仕事全体がぐちゃっぐちゃのふわっふわした時には、仕事の流れを丁寧に見返す
2週間前に、子どもが熱発して急にお休みをいただいたことがありました。
熱発した子どもは、保育園に預けられません。
親は遠方で頼れず、かみさんは仕事が休めず。
病気している2歳児を家に置きっぱなしで、仕事に行くわけにはいきません。
熱が下がり、保育園に行けるまで、僕が看病で2日間休むことになりました。
2日で回復したら、早い方です。
仕事全体がふわっふわしだした
さて、仕事の方は、というと。
僕が対応することになっていた諸々の予定は、職場の人に依頼することにしました。
準備はしておいたものの、詳しく周知していたわけではないので、対応してくださった職員は突然の仕事発生に大変だったのだと思います。
そして、自分の仕事も溜まりましたね。
やることやること中途半端で、いったいどれにどれだけ手を付けているのか。
あとどれくらいやらなきゃいけないのか。
一番緊急性の高い仕事は何か。
その辺が良く分からず、なんだか、仕事全体がふわっふわして、地に足がついていない感じがして、モヤモヤとした不安が常につきまとっていました。
仕事の流れ(タスク管理システム)を丁寧に見返す
これはいかん。
一度リセットする必要がある。
幸い、僕はタスク管理システムを構築してあったので、一つ一つ手順を踏んで、丁寧に見直していきました。
- 散在している資料はないか? →inboxへ集める。
- inboxに何が溜まっているか? →中身を整理・処理する
- プロジェクト管理フォルダに無駄なものはないか? →終わったものは消す
- スタンバイリスト(オープンリスト)の鮮度は保っているか? →タスクを削ったり、優先順位を変えたりする
- メインリスト(クローズドリスト)のタスクは処理されているか? →未了のものは、セクションを移したり、実行したりする
- 今後の予定は把握しているか? →予定を、プロジェクトシートへ移したり、細分化したりする
このように、決められたワークフローに従って、一つ一つ見直すことで、ふわっふわした足元が地面に着き、確実に前へ駆けだすことができます。
さいごに
タスク管理システムを確立し、円滑にすることで、情報の流れ(データ・フロー)や思考の流れ(シンク・フロー)が スムーズになり、作業の流れ(ワーク・フロー)も進みます。
なにかの都合で、仕事も頭もぐっちゃぐちゃになった時、「仕事の流れ」が決まっていると、元に戻りやすいですね。
ぜひご一考ください。