どんな仕事に、どれくらいの時間がかかっているかっていうのは、分からないものです。

実際に測ってみると、分かります。

とある用件で日程調整をしようと、相手に電話をかけました。

すると、当人は不在でした。

不在だったので、こちらの日程の候補日だけ伝えて、 折り返し電話をくれるように伝言をお願いしました。

サクッとした作業だったので、それほど時間はかかっていないと思いました。

体感だと、１分。長くても、２分。

でも記録を見ると、３分かかっていたんですね。

ちょっと驚きました。

僕は、仕事する時に開始時間と終了時間を記録しています。

みなさんも、TODOリストを書いて、「終わったら線を引く」ということをやったことがあると思いますが、そんな感覚です。

これは、大橋悦夫さんが開発したタスクシュート方式という仕事のやり方なのですが、

• あらかじめ今日やることを決め、順番も決め、所要時間も見積もっておく。
• 作業の開始と終わりを記録する。

という特徴があります。

Excelでは、時間を入力するのに手間がかからないように、ショートカットキーがあります。

「　Ctrl　」キーと、「　：　」キーと同時に押すと、その時の時間が記入されるのです。

だから、仕事を始める時にショートカットキーを押し、仕事が終わった時にショートカットキーを押す。

これだけで、時間の記録ができます。

先程の電話でいうと、

• 電話をかけようとするときに、ショートカットキー。
• 電話が終わったら、ショートカットキー。

こういう作業になります。

これで、３分かかったと分かったのです。

何分かかったかという計算は、Excelの中に計算式を組んだので、自動で算出してくれます。

ここで大事なのは、「感覚だけでは、３分を正確に測れない」ということです。

だったら、１日を通して「今日はこれだけの仕事が終わらせられるはず」なんて、感覚だけで正確に見積もれるわけがないのです。

どんな仕事には、どれくらいの時間がかかるのか。

それは、事実を見返すことによってしか、把握できません。

だから、記録するのです。

そして、振られた仕事や共同作業をするにおいて、「いつごろまでに、どこまでできる」ということを、相手に伝えていくことができるようになり、チームワークが円滑になるのです。