会議で議題を出す前に、たたき台としての結論を用意しておこう
会議に議題を提出する時は、ある程度結論を用意すべきだと思います。
たたき台であり、効率化するためです。
でもたまに、議題を出すだけで、結論を用意しないことがあり、無駄に時間をとってしまうことがあります。
そういう時は、反省してます。
中には、会議の場で、話しながら、初めて考えを整理する人もいるでしょう。
資料はないし、情報も満足にそろってない。
必要な関係者の同意もない。
それで、今自分が困っていることから延々と話し、時間はとる。
終わってみれば、延々と時間をとったわりに、単なる情報共有をしただけ。
情報共有をするだけなら、文面に落としてくれればそれで済むことも多いのに。
文面だけの情報共有よりも、顔を突き合わせての情報共有の方が、得られるものは大きいことは分かります。
でも、それをあえてすべきなのか？
あえて論点を絞り込まず、終了時間も設けず、参加者さえ決めずに話し合いをするやり方もあります。
「べてるの家」での話し合いは有名です。
ふつう能率的な会議というのは議題があって資料が用意され、意見がかわされ論点を整理し時間内に結論がだされるものだが、べてるの会議はまるでちがう。だれが来るかははじまるまでわからず、その日その場に集まった人びとがいつのまにか話しあいをはじめ、いつのまにか終わる。議題も資料もないまま延々とおなじことがくり返され、いつまでたっても論点も結論も見えてこない。話しあってなにごとかを決めるというより、話しあうことそれじたい、あるいはたんに顔をあわせていることが目的ではないかと思えるほどの集まりなのだ。 けれどそのなかに、はっとさせるような顔つきがあり、ことばがあり、時間の止まるときがある。この日の集まりもそのようなべてるの一場面が作り出されていた。
引用 - 読書倶楽部通信 「べてるの家」を考える。 22.「話し合い」の初源
だから、すべての「結論を用意しない会議」を否定するわけではないのです。
でも、意図的にそうするかどうかですね。
限られた時間で多くの議題を済ませたいのであれば、資料や結論は用意しておいた方がいいでしょう。
ただし、自分の用意した結論にこだわりすぎると、会議をする意味が無くなっちゃいますから、あくまでもたたき台です。
会議で最も大事な機能は、議決すること。
であれば、議決する機能に焦点を当てて、事前の準備をしておきたいですね。
