ルーチンを作ることで、見通しを持てるようになる
仕事で使うカレンダーは、デジタルカレンダーを使っています。
Windowsのパソコンにはだいたい入っている、Outlook というソフトのカレンダーです。
Outlookは、みなさんたぶんEメールでよく使われていると思いますが、それには「予定表」というカレンダー機能もあるので、どうぞ見てみてください。
なぜ、デジタルカレンダーを使うかというと、理由はいくつもありますが、そのうちの1つに、「繰り返し予定を簡単に入れられる」という点があります。
Outlookカレンダーで言うところの「定期的な予定」です。
これで、○日ごと、○週間ごと、○月ごとなどの予定を、自動で入れてくれるのです。
紙カレンダーだと、いちいち手書きしなくてはなりませんので、超めんどくさいです。
さて、今回書きたいのは、僕がどれだけ「定期的な予定」つまり「ルーチン」で、 カレンダーが埋まっているかということです。
これは、現時点における、来月末の1週間の予定です。
ざっと見た感じ、半分くらいはルーチンで埋まっていますね。
空いた時間で、会議やその時緊急性の高いタスクをやったりします。
緑色の予定は、時間帯に縛られずに、自由に時間を動かせる予定です。
だから、1日のうちのどこかで実施できればよいのです。
デジタルカレンダーなので、ドラッグするだけで予定を動かせます。
この表で、何が一番言いたいかというと、その時々で自由に仕事を組める時間は、思ったより少ないんだということです。
半分は、ルーチンで埋まるのですから。
いや、逆のことも言わなくてはなりません。
ルーチンにすることで、いつ何をやらなきゃいけないか、いちいち考える時間やエネルギーを省略できます。
だから、ルーチンが多いことは、いいことなのです。
むしろ、いかにルーチンを増やすか、突発的な仕事をルーチンに落とし込んで安定化させるか、ということに心を砕いています。
まとめると
- 突発的な仕事をルーチン化して安定化させる。
- ルーチンで時間を使うので、自由な時間は意外と少ないことをパッと見で分かるようにする。
こうすることで、快適な仕事に必要な状態である「見通しを持つ」という状態が実現していくのです。
いつ、なにを、どのくらいやることになるのか。
どの時期に余裕があるから、なにができそうなのか。
そういったことが、分かりやすくなるのです。
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