Eメールの受信箱がいつもからっぽにできる

Eメールの受信箱がいつもからっぽにできる

Eメールを使って、

流れるような情報整理の仕組みを

理解していきましょう。

 

 

Eメールのアカウントには、

最初からいくつかのボックスが用意されています。

受信箱 とか ゴミ箱 とかありますよね。

 

 

ここでみなさんに作っていただきたいのが、

  • 受信箱
  • あとで処理する
  • 保管
  • 削除済み

という4つのメールボックスです。

 

「あとで処理する」ボックス以外は、

最初からあるかもしれませんね。

 

もしなければ、

「新しいフォルダを作る」

などの機能で、作ってみてください。

 

 

それではまず、受信箱から触れていきます。

 

 

全てのEメールは受信箱に入る

送られてきたEメールは、

まずは「受信箱」に入るようになっています。

 

メールサービスによっては、

「inbox」と書かれていることもありますが、

だいたいは「受信箱」とか「受信」となっています。

 

 

どこから発信されたEメールでも、

まずは受信箱に入る

 

という仕組みは、

これからも重要なポイントになります。

 

 

この受信箱の中が、

いろんなメールでごっちゃにならないようにしていきます。

 

 

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Eメールを整理する

受信箱に入ったEメールは、

次の3つのどれかに整理することができます。

 

  • あとで何らかの処理をするメール
  • 保管しておきたいメール
  • 削除していいメール

 

受信箱に置きっぱなしにすると、

あっという間にごちゃごちゃになってきます。

 

そこで、さきほど用意したメールボックスに移していくのです。

 

「受信箱」ボックスに入っているメールを見て、

あとで処理する必要があれば→「あとで処理する」ボックスへ

そのまま保管したい場合は→「保管」ボックスへ

いらないので削除したい場合は→「削除済み」ボックスへ

移していきます。

 

Eメールは、ドラッグで移せるので、

サクサクと移してしまいましょう。

 

移していく途中で、

メールに返信をしたり、

資料作りを始めてしまったりしてはいけません。

 

あくまでもこのタイミングは、

整理のフェーズです。

 

 

作業をせずに、

とにかくメールボックスを移していきます。

 

 

処理が必要なEメールは、

必ずあとで処理する時間を取りますので、

大丈夫です。

安心してサクサク移してください。

 

 

受信箱は、からっぽになる

受信箱から始まって、

  • あとで処理する
  • 保管
  • 削除する

のどれかにEメールを移していくと、

「受信箱は、からっぽになる」

という状態になります。

 

この受信箱が空っぽになった快感を、

ぜひ体感していただきたいです。

 

頭の中のモヤモヤが、

すっきり晴れて軽くなったような、

そんな快感です。

 

余計なストレスから解放されるには、

「受信箱が空っぽになる」

ということが大事なのです。

 

これは実は、

Eメールのことだけではなく、

紙資料でも同じなんですね。

 

とりあえず今は、

「受信箱が空っぽになる」

というのが原則であり、

この快感を覚えていただければと思います。

 

 

※受信箱にメールが山ほどある場合は、

とりあえずすべて「保管」ボックスに移しちゃってください。

 

 

メールボックスの作成

それでは、

まずはメールボックスを作成してからのスタートです。

 

普段使っているEメールを開いて、

メールボックスを新しく作ってみましょう。