日々炎上せずに仕事するための重大要素は、「見渡し」「見通し」「見積もり」

 

期限が差し迫っている仕事に追われていると、頭が炎上状態になりますよね。

「あ~~~、もう仕上げなきゃいけないのに、時間がない~~~~~~!」と。

 

 

日々仕事で事故らず、炎上しないためには、「見渡し」「見通し」「見積もり」が重要になってきますので、それをするためのツールを紹介いたします。

 

 

見渡すための、ガントチャート

 

ガントチャート

ガントチャートとは、スケジュールや作業の進捗を管理する表のことです。

ガントチャートとは – IT用語辞典 Weblio辞書
ガント チャート …
ガント チャート

 

 

僕はExcelで作りました。

忙しさを、色の濃淡で表し、どの時期が忙しいのかを把握します。

これは、やり方としてはあまり見かけませんが。

 

本来のガントチャートは、作業の開始日と終了日を入れたり、もっと具体的なものです。

 

年単位で見渡すためには、ガントチャートを作ってみるといいと思います。

 

 

 

見通すための、カレンダー

 

カレンダーは、見通すためにあります。

見通すためには、あまりごちゃごちゃ書いてないほうがいいです。

見通すために必要な情報だけがあるほうが、見通しがいい。

 

デジタルカレンダーだと、それが簡単にできます。

 

 

フィルターなし

カレンダー フィルターなし

僕のデジタルカレンダーには、種類によって色分けしてあります。

」は、予定。時間や約束があるもの。

」は、実施予定。時間は決まっていないけど、その日にやりたいもの。

オレンジ」は、プライベート。

」は、重要事項で、忘れないためのもの。

 

これだと、情報が詰まりすぎてて、ごちゃごちゃしていますよね。

見通しを持つときには、青の予定だけを見たい。

 

じゃあ、フィルターをかけちゃいましょう。

 

 

フィルターあり

カレンダー フィルターあり

じゃん。

これでだいぶ見通しが良くなりました。

 

デジタルカレンダーであれば、このようなフィルターは簡単にかけられます。

どの色の組み合わせでもできます。

 

中期的に見通すときには、フィルターをかけたカレンダーが便利です。

 

 

 

見積もるための、タスクシュート方式

 

タスクシュートとは、大橋悦夫さんが開発したタスク管理ツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2(PayPal決済)

僕は、無料版を試してみたことはあるのですが、挫折してしまいました。

 

それで、タスクシュート方式を自己流に取り込んで、 自分でExcel表を作っています。

メインリスト

 

どの作業に、どのくらい時間がかかるのかを見積もり、予定時間内に収めるのです。

「やろうと思ってたのに、できなかった」

「結局手を付けるのが前日、当日になってしまった。」という状態をなくします。

 

この表のとおりにうごけば、必ず実行できるのです。

 

 

 

さいごに

 

長期的に見渡し、

中期的に見通し、

短期的に見積もる。

 

これで、頭を炎上させずに、クールに確実に仕事を進められるのです。