メインリストは作らずに、スタンバイリストだけでも作っておく

メインリストは作らずに、スタンバイリストだけでも作っておく

今まで、メインリストの素晴らしさを書いてきました。

突発的な割り込みタスクがどんどん発生しても、安心して戻ってこれる場所。それが、メインリストです。 | Big yesな日々をプロデュース

 

でも中には、メインリストを作らない方がうまくいく。 あるいは、メインリストはなかなか作れない。 そういう方もいらっしゃるかと思います。

 

 

そういう場合は、 スタンバイリストだけでも作っておくとずいぶん快適になるかもしれません。

スタンバイリスト

 

スタンバイリストとは、いつでも出番を待っているタスクの一覧表です。

多種多様な同時進行の仕事の中から、ワンアクションで済ませられるタスクだけを集め、優先順位をつけたものです。

 

こうすることで、テーマが異なる、大小の、同時進行の仕事から、すぐにできることだけがずらっと並びます。

余計な情報は入っていません。 余計な情報とは、参照資料やメモや思考プロセスなどです。

 

余計な情報が目に入ると、頭をそれを処理しようとするし、思考がそれてしまったりして、無駄な時間やエネルギーを使うことになります。

 

 

スタンバイリストは、Excelで作ることをお勧めします。

なぜなら、優先順位を、簡単に入れ替えることができるからです。

 

Excelには、「並び替え(ソート)」という機能があり、数字の大きい順や小さい順に、一瞬で並び替えてくれます。

だから、タスクに優先順位の数字だけ振っておけば、あとは簡単に並び替えてくれるわけです。

 

 

優先順位というのは、1度つければ終わりではありません。

1ヶ月後にやればいいことは、優先順位がおちるかもしれませんが、これから2週間が経てば優先順位は上がっているはずです。

 

そのように、スタンバイリストは定期的に見直して、優先順位の付け替えとか、タスクを削ったり増やしたりするものです。

タスク管理の仙人、佐々木正悟氏の言葉で言えば、「鮮度を保つ」ということです。

 

 

Excelの他には、Googleドキュメントのスプレッドシートでも、Excelと同じような機能で、並び替えができます。

僕は公務員なのでインターネットに情報を置くことはできませんが、常にネットを使えるのであれば、Googleドキュメントを使う方が、便利かもしれません。

Googleドキュメントは、ネットがつながっていれば、どこでも同じデータが見れるので、スキマ時間を活用できるからです。

 

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